Il progetto
“Good practices”
La valutazione delle prestazioni
delle attività amministrative nelle università
di Piera Menghini Zuech Il Comitato nazionale
per la valutazione del sistema universitario è un organismo nominato con decreto
del Ministro dell’Università del 4 aprile 2000 che ha come scopo principale quello di definire i
criteri generali per la valutazione delle varie attività delle università e di favorire
la sperimentazione e l’adozione di metodologie di valutazione. Esso ha
inoltre il compito di esprimersi sulle proposte di istituzione di nuove università
o di nuovi corsi di studio e di realizzare anche valutazioni esterne agli atenei. All’interno della propria
attività quindi, il Comitato ha promosso il progetto “Good practices” affidato
ad un gruppo di ricerca del Dipartimento di Ingegneria gestionale del Politecnico di Milano, coordinato dal
professor Giovanni Azzone.
La ricerca è stata indirizzata verso la valutazione delle attività amministrative
all’interno delle università ed è stato inizialmente selezionato un panel di
atenei in base alla posizione geografica, alla dimensione, alle attività didattiche
svolte, ecc. che comprendeva: i Politecnici di Torino, Milano e Bari, e le Università degli Studi di Pavia, Trento,
Trieste, Bologna, Genova, Siena e Calabria.
Il direttore generale dell’Università di Trento, dottor Marco Tomasi, è stato
inoltre nominato membro del Comitato scientifico del progetto. Scopo dell’indagine era quello di mettere
a punto e sperimentare un sistema per l’analisi e la misurazione delle
prestazioni delle attività amministrative, fondato sulla logica per “attività” e
per “processi”. Nella prima edizione del progetto, realizzata nel corso del
2000, al fine di mantenere una base di confronto omogenea tra i diversi atenei, venne deciso di focalizzare l’attenzione
su attività comunque presenti in tutti gli atenei e quindi furono scelte:
la segreteria studenti, la gestione dei contratti per l’accesso ai finanziamenti
dell’Unione Europea, la gestione della contabilità. La valutazione e il confronto
furono elaborati scegliendo come indicatore l’efficienza dei processi stessi.
I risultati di questa prima parte del progetto hanno visto il nostro ateneo
distinguersi tra gli altri nell’efficienza della gestione dei contratti per l’accesso
ai finanziamenti dell’Unione Europea per la ricerca scientifica, per la
quale infatti è stato scelto come caso meritevole di analisi. L’esperienza del
“Good practices I”, unitamente ai risultati e al contributo dell’Università di
Trento sono stati pubblicati quest’anno nel volume: La valutazione delle
attività amministrative delle università: il Progetto “Good
practices”, edito dal Mulino come primo volume della collana “I Quaderni” voluta dal Comitato
per la valutazione del sistema universitario.
Visto il successo ottenuto con la prima edizione, il Comitato ha affidato al MIP
Politecnico di Milano l’incarico per la realizzazione di una seconda fase della
ricerca, realizzata nel corso del 2002, con riferimento all’anno 2001. Al gruppo
di atenei considerati nella prima edizione si sono aggiunte le università
di Padova, Firenze, Napoli Federico II e Catania. L’esperienza maturata nel
corso della prima edizione ha permesso di migliorare e approfondire la valutazione
delle attività amministrative. Per il 2001 si sono prese in esame le attività di: segreteria studenti, gestione
del personale, gestione della contabilità. Obiettivo della seconda indagine
era di riuscire a valutare, per queste tre aree, sia l’efficienza sia l’efficacia dell’azione
amministrativa. Per quanto riguarda l’efficienza, la raccolta dati ha ricalcato le modalità della prima edizione
allo scopo di consentire il confronto con i dati degli anni precedenti. Per quanto riguarda l’efficacia, essa è
stata “misurata” mediante questionari rivolti ai responsabili delle strutture e,
per quanto riguarda l’attività della segreteria studenti, anche agli studenti. I
questionari rivolti agli studenti avevano come scopo la valutazione della
“qualità percepita” mediante una serie di domande rivolte a capire il gradimento
del servizio dell’attività di sportello. Tutti i dati raccolti hanno consentito
di elaborare dei punteggi normalizzati sia per quanto riguarda l’efficienza
sia per l’efficacia. La combinazione delle due valutazioni, corretta, dove
possibile, da un fattore di scala legato alle dimensioni degli atenei, ha portato
alla identificazione delle “good practices” per le attività considerate. In
generale il nostro ateneo ha ottenuto delle buone valutazioni ed è stato individuato
come una delle good practices per l’attività di segreteria studenti. Questo risultato è stato ottenuto
soprattutto grazie all’alto punteggio raggiunto in termini di efficacia, in particolare
attraverso i lusinghieri risultati dei questionari rivolti direttamente agli
studenti. Si riporta come esempio una delle tabelle che hanno concorso a
definire le valutazioni complessive. I vari atenei vengono riportati in forma
anonima per garantire la riservatezza. Sempre nella seconda edizione del
progetto, oltre alle attività amministrative indagate, si è tentata in via sperimentale
una valutazione-confronto su un progetto-processo particolare, quale il sistema informativo. Allo scopo
sono stati raccolti dati tecnici ed economici la cui elaborazione non è
ancora del tutto conclusa, sia per la non perfetta confrontabilità dei dati
provenienti dai diversi atenei (in ogni ateneo infatti il sistema informativo è
gestito in maniera molto diversa dal punto di vista economico e gestionale)
sia per la complessità del sistema di valutazione stesso.
Tutti gli atenei individuati come goodpractices per le attività indagate sono
stati quindi incaricati di preparare una presentazione nella quale illustravano
le loro modalità organizzative interne in modo da poter associare i buoni risultati
ad una realtà produttiva concreta. La discussione dei vari casi si è tenuta
al Politecnico di Milano il 23 ottobre 2002, alla presenza del professor
Giuseppe Catalano, membro del Comitato per la valutazione del sistema universitario e dei direttori amministrativi
degli atenei coinvolti.
Prodotto finale del lavoro di valutazione è stato quindi quello di avere:
- una metodologia di lavoro condivisa e utile per la valutazione interna e per
il confronto esterno;
- riferimenti numerici sui quali confrontarsi sia con gli altri atenei, sia al proprio
interno per la valutazione dell’andamento temporale;
- esempi di organizzazioni che sono state valutate positivamente;
- contatti presso altri atenei per scambio di informazioni ed esperienze.
Questi individuati sono alcuni degli strumenti di lavoro che possono risultare utili
allo sviluppo della capacità di autovalutazione degli atenei nel campo delle attività
amministrative e di governo.
Segreteria studenti:
qualità percepita
Atenei |
Media degli scostamenti
dal valore medio per facoltà |
Risultato
normalizzato |
|
|
|
Ateneo
di Trento |
0,232 |
0,81 |
Ateneo A |
-0,030 |
0,52 |
Ateneo B |
0,032 |
0,59 |
Ateneo C |
-0,100 |
0,44 |
Ateneo D |
0,405 |
1,00 |
Ateneo E |
-0,495 |
0,00 |
Ateneo F |
0,028 |
0,58 |
Ateneo G |
-0,173 |
0,36 |
Ateneo H |
0,162 |
0,73 |
Ateneo I |
-0,078 |
0,46 |
Ateneo L |
-0,168 |
0,36 |
Ateneo M |
-0,059 |
0,48 |
Ateneo N |
0,029 |
0,58 |
L’ateneo di Trento è al secondo posto nella qualità percepita dagli studenti per l’attività
della Segreteria studenti. Dati provenienti da elaborazione questionari.
Nell’indice sintetico gli altri atenei vengono citati in forma anonima per garantire la riservatezza
dei dati.
Nella foto al centro: uno sportello della Segreteria
studenti presso la Facoltà di Economia di Trento.
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