Il progetto “Good practices”
La valutazione delle prestazioni delle attività amministrative nelle università
di Piera Menghini Zuech

Il Comitato nazionale per la valutazione del sistema universitario è un organismo nominato con decreto del Ministro dell’Università del 4 aprile 2000 che ha come scopo principale quello di definire i criteri generali per la valutazione delle varie attività delle università e di favorire la sperimentazione e l’adozione di metodologie di valutazione. Esso ha inoltre il compito di esprimersi sulle proposte di istituzione di nuove università o di nuovi corsi di studio e di realizzare anche valutazioni esterne agli atenei. All’interno della propria attività quindi, il Comitato ha promosso il progetto “Good practices” affidato ad un gruppo di ricerca del Dipartimento di Ingegneria gestionale del Politecnico di Milano, coordinato dal professor Giovanni Azzone.
La ricerca è stata indirizzata verso la valutazione delle attività amministrative all’interno delle università ed è stato inizialmente selezionato un panel di atenei in base alla posizione geografica, alla dimensione, alle attività didattiche svolte, ecc. che comprendeva: i Politecnici di Torino, Milano e Bari, e le Università degli Studi di Pavia, Trento, Trieste, Bologna, Genova, Siena e Calabria.
Il direttore generale dell’Università di Trento, dottor Marco Tomasi, è stato inoltre nominato membro del Comitato scientifico del progetto. Scopo dell’indagine era quello di mettere a punto e sperimentare un sistema per l’analisi e la misurazione delle prestazioni delle attività amministrative, fondato sulla logica per “attività” e per “processi”. Nella prima edizione del progetto, realizzata nel corso del 2000, al fine di mantenere una base di confronto omogenea tra i diversi atenei, venne deciso di focalizzare l’attenzione su attività comunque presenti in tutti gli atenei e quindi furono scelte: la segreteria studenti, la gestione dei contratti per l’accesso ai finanziamenti dell’Unione Europea, la gestione della contabilità. La valutazione e il confronto furono elaborati scegliendo come indicatore l’efficienza dei processi stessi. I risultati di questa prima parte del progetto hanno visto il nostro ateneo distinguersi tra gli altri nell’efficienza della gestione dei contratti per l’accesso ai finanziamenti dell’Unione Europea per la ricerca scientifica, per la quale infatti è stato scelto come caso meritevole di analisi. L’esperienza del “Good practices I”, unitamente ai risultati e al contributo dell’Università di Trento sono stati pubblicati quest’anno nel volume: La valutazione delle attività amministrative delle università: il Progetto “Good practices”, edito dal Mulino come primo volume della collana “I Quaderni” voluta dal Comitato per la valutazione del sistema universitario.
Visto il successo ottenuto con la prima edizione, il Comitato ha affidato al MIP Politecnico di Milano l’incarico per la realizzazione di una seconda fase della ricerca, realizzata nel corso del 2002, con riferimento all’anno 2001. Al gruppo di atenei considerati nella prima edizione si sono aggiunte le università di Padova, Firenze, Napoli Federico II e Catania. L’esperienza maturata nel corso della prima edizione ha permesso di migliorare e approfondire la valutazione delle attività amministrative. Per il 2001 si sono prese in esame le attività di: segreteria studenti, gestione del personale, gestione della contabilità. Obiettivo della seconda indagine era di riuscire a valutare, per queste tre aree, sia l’efficienza sia l’efficacia dell’azione amministrativa. Per quanto riguarda l’efficienza, la raccolta dati ha ricalcato le modalità della prima edizione allo scopo di consentire il confronto con i dati degli anni precedenti. Per quanto riguarda l’efficacia, essa è stata “misurata” mediante questionari rivolti ai responsabili delle strutture e, per quanto riguarda l’attività della segreteria studenti, anche agli studenti. I questionari rivolti agli studenti avevano come scopo la valutazione della “qualità percepita” mediante una serie di domande rivolte a capire il gradimento del servizio dell’attività di sportello. Tutti i dati raccolti hanno consentito di elaborare dei punteggi normalizzati sia per quanto riguarda l’efficienza sia per l’efficacia. La combinazione delle due valutazioni, corretta, dove possibile, da un fattore di scala legato alle dimensioni degli atenei, ha portato alla identificazione delle “good practices” per le attività considerate. In generale il nostro ateneo ha ottenuto delle buone valutazioni ed è stato individuato come una delle good practices per l’attività di segreteria studenti. Questo risultato è stato ottenuto soprattutto grazie all’alto punteggio raggiunto in termini di efficacia, in particolare attraverso i lusinghieri risultati dei questionari rivolti direttamente agli studenti. Si riporta come esempio una delle tabelle che hanno concorso a definire le valutazioni complessive. I vari atenei vengono riportati in forma anonima per garantire la riservatezza. Sempre nella seconda edizione del progetto, oltre alle attività amministrative indagate, si è tentata in via sperimentale una valutazione-confronto su un progetto-processo particolare, quale il sistema informativo. Allo scopo sono stati raccolti dati tecnici ed economici la cui elaborazione non è ancora del tutto conclusa, sia per la non perfetta confrontabilità dei dati provenienti dai diversi atenei (in ogni ateneo infatti il sistema informativo è gestito in maniera molto diversa dal punto di vista economico e gestionale) sia per la complessità del sistema di valutazione stesso.
Tutti gli atenei individuati come goodpractices per le attività indagate sono stati quindi incaricati di preparare una presentazione nella quale illustravano le loro modalità organizzative interne in modo da poter associare i buoni risultati ad una realtà produttiva concreta. La discussione dei vari casi si è tenuta al Politecnico di Milano il 23 ottobre 2002, alla presenza del professor Giuseppe Catalano, membro del Comitato per la valutazione del sistema universitario e dei direttori amministrativi degli atenei coinvolti.
Prodotto finale del lavoro di valutazione è stato quindi quello di avere:
- una metodologia di lavoro condivisa e utile per la valutazione interna e per il confronto esterno;
- riferimenti numerici sui quali confrontarsi sia con gli altri atenei, sia al proprio interno per la valutazione dell’andamento temporale;
- esempi di organizzazioni che sono state valutate positivamente;
- contatti presso altri atenei per scambio di informazioni ed esperienze.
Questi individuati sono alcuni degli strumenti di lavoro che possono risultare utili allo sviluppo della capacità di autovalutazione degli atenei nel campo delle attività amministrative e di governo.

Segreteria studenti: qualità percepita

 

Atenei	Media degli scostamenti dal valore medio per facoltà	Risultato normalizzato
Ateneo di Trento	0,232	0,81
Ateneo A	-0,030	0,52
Ateneo B	0,032	0,59
Ateneo C	-0,100	0,44
Ateneo D	0,405	1,00
Ateneo E	-0,495	0,00
Ateneo F	0,028	0,58
Ateneo G	-0,173	0,36
Ateneo H	0,162	0,73
Ateneo I	-0,078	0,46
Ateneo L	-0,168	0,36
Ateneo M	-0,059	0,48
Ateneo N	0,029	0,58

L’ateneo di Trento è al secondo posto nella qualità percepita dagli studenti per l’attività della Segreteria studenti. Dati provenienti da elaborazione questionari.
Nell’indice sintetico gli altri atenei vengono citati in forma anonima per garantire la riservatezza dei dati.

Nella foto al centro: uno sportello della Segreteria studenti presso la Facoltà di Economia di Trento.